Ești responsabilul de comunicare al bisericii tale. Rolul tău e să te asigur că membrii sunt informați, iar Biserica este reprezentată în mod adecvat în fața publicului.

Acest capitol se concentrează asupra fișei postului tău și pe prima și cea mai importantă acțiune pe care o vei întreprinde în biserica ta: un audit de comunicare.

Extras din Manualul bisericii, p. 115

Departamentul Comunicare

Acest departament necesită implicarea fiecărui membru laic, fiecărui angajat al Bisericii și a fiecărei instituții aparținând Bisericii. Departamentul Comunicare promovează, în vederea răspândirii Evangheliei veșnice, folosirea unui program sănătos de relații publice și toate mijloacele tehnice contemporane de comunicare, tehnologiile accesibile și mass-media. Acest departament necesită alegerea în fiecare biserică locală a unui coordonator de comunicare și, acolo unde este necesar, a unui comitet pentru acest departament. „Trebuie să folosim orice mijloc legitim pentru a duce lumina înaintea oamenilor. Să utilizăm cuvântul tipărit și orice agent de publicitate pentru a atrage atenția asupra lucrării.” Mărturii, vol. 6, pag. 36

Dacă lucrezi deja în domeniul comunicării, ești deja familiarizat cu termenii și conceptele folosite. Cu toate acestea, dacă ești nou în domeniu și nu ai prea multă experiență, s-ar putea să ai numeroase întrebări. Cuvinte precum plan de comunicare, audit, ghid de brand, CMS (sistem de management al conținutului), CSS (standard pentru formatarea elementelor unui document HTML), newsletter sau Google Analytics s-ar putea să vă sperie.

Avem vești bune! Responsabilul de comunicare nu trebuie să facă totul singur. Rolul lui este să se asigure că totul este în concordanță cu mesajul pe care Biserica dorește să îl transmită și cu identitatea vizuală a Bisericii Adventiste de Ziua a Șaptea.  De exemplu, nu trebuie să te pricepi la design, însă trebuie să fii capabil să aduci pe cineva care are experiență în acest domeniu și mai ales să recunoști dacă un plan este sau nu compatibil cu mesajul Bisericii.

Știm că sună puțin ciudat să vorbești despre Biserica ta ca despre un brand, dar face parte din modul în care îți privești lucrarea pentru a o face primitoare și mai ușor de citit pentru oamenii noi.

Te vom însoți pas cu pas, pe măsură ce îți asumi îndatoririle.

Propunem o descriere a poziției de „responsabil de comunicare”. În primul rând, descrierile din acest manual sunt orientative, nu exhaustive. Bineînțeles, le poți folosi ca punct de plecare pentru a le adapta la nevoile, resursele umane, dimensiunea, cultura și organizarea bisericii tale.

Deși titlurile și responsabilitățile specifice variază în funcție de nevoile și cultura bisericii, responsabilul de comunicare este, în esență, un centralizator al informațiilor bisericii care urmează să fie transmise publicului (membri, vizitatori și entități administrative superioare, inclusiv Conferința Generală). Observați că unele biserici funcționează cu o echipă media și un secretar pentru comunicare al bisericii. Indiferent de profilul sau de mărimea comunității tale, te încurajăm să lucrați împreună și să alocați timpul necesar pentru a răspunde la întrebările adresate în acest manual. După cum am spus în preambul, totul comunică! Orice comunicare are un impact intern, asupra vieții bisericii și a potențialilor vizitatori, sau mai amplu, asupra imaginii Bisericii Adventiste.

Extras din Manualul bisericii, pag. 115

„Vor fi concepute mijloace pentru a se ajunge la inimile oamenilor. Unele dintre metodele folosite în această lucrare trebuie să difere de metodele folosite în trecut.” Evanghelizare, p. 83

Responsabilul de comunicare

Responsabilul de comunicare ar trebui să aibă capacitatea de a relaționa cu oamenii și a reprezenta corect Biserica, să aibă o judecată sănătoasă, să fie bun organizator, să poată redacta ușor materiale scrise și să manifeste dispoziția de a îndeplini diferite responsabilități. Coordonatorul preia și oferă știri în mass-media locală, colaborează cu directorul de comunicare de la Conferință și prezintă periodic rapoarte în cadrul adunării administrative. Departamentul Comunicare de la conferință va asigura instruirea necesară și îi va ajuta pe responsabilii de comunicare de la nivel local. Pastorul, care este în primul rând responsabil cu programul decomunicare al bisericii sale, va colabora intens, ca sfătuitor, cu responsabilul și comitetul acestui departament.

Lucrul în echipă

Când accepți o slujbă, nu preiei o foaie albă. Se întâmplă deja anumite lucruri, iar când pleci este esențial ca succesorul tău să poată continua activitatea. E păcat să se piardă timp prețios pentru a recrea totul la fiecare schimbare de responsabil!

Primele mele 100 de zile în comunicare

Aceasta nu este o listă de sarcini care trebuie îndeplinite zilnic. Pentru început, îți vom oferit câteva sfaturi. Vei găsi elemente în secțiunea de audit și în listele de verificare.

Transferarea responsabilităților este esențială. Mai departe vei găsi o listă de lucruri care trebuie verificate la transferarea responsabilităților. Îți recomandăm să petreci timp cu predecesorul tău pentru a verifica toate aceste puncte.

Programați întâlniri în cadrul cărora să vă „cunoașteți”. Solicită o întâlnire de 30 de minute cu persoanele cheie din biserica ta. Treceți în revistă rutina diferitelor procese. Ce informații sunt transmise în mod regulat și prin ce mijloace? Ce informații sunt transmise la nevoie? Care este procesul de creare a publicațiilor de la început la sfârșit? Cine scrie, concepe, gestionează distribuția etc.? Analizează rutina de postare pe rețelele de socializare. Cât de des își actualizează biserica diferitele canale de socializare și cu ce tip de conținut? Acest conținut este în concordanță cu ceea ce este comunicat în format tipărit sau prin e-mail?

Citește newsletterele din ultimii doi ani. Află ce au publicat biserica, Conferința sau Uniunea în format tipărit sau digital. Acest lucru te va ajuta să îți formezi o idee cu privire la ceea ce comunitatea ta a considerat a fi important și despre ce ar fi putut afla un vizitator despre biserica ta.

Orice responsabilitate ai prelua, e normal să există puțină dezordine. Poate fi o problemă nerezolvată sau o treabă prost făcută, o problemă minoră care, lăsată nerezolvată, este acum mai gravă, sau pur și simplu o bună practică care nu a fost niciodată implementată. Oricare ar fi problema, găsește o modalitate de a o rezolva rapid.

Uită-te în calendarul anual al Bisericii. Care sunt evenimentele importante și termenele regulate care trebuie respectate? La ce ar trebui să participi, la ce ar trebui să contribui împreună cu echipa ta și cum? Trebuie să înțelegi ce și când se întâmplă în viața Bisericii.

Analizează cuvintele cheie sau hashtagurile. Înainte de a-ți promova cu succes biserica online, trebuie să cunoști cuvintele cheie.

Creează imagini ale publicului tău țintă. Împarte-ți publicul țintă în grupuri și subgrupuri. Fă ca acești oameni să devină reali pentru tine prin crearea de descrieri vii ale persoanelor care sunt membre ale grupurilor și subgrupurilor pe care le-ai definit. Fii foarte specific. Comunică pentru aceste persoane.

Actualizează-ți lista de adrese de e-mail. Lista ta de adrese de e-mail este actualizată? Sunt eliminate în mod regulat adresele care refuză mesajele? Sunt mai multe persoanele care se înscriu decât cele care se dezabonează? Le este ușor oamenilor să se înscrie pentru a primi e-mailurile, să-și schimbe adresa de e-mail și să se dezaboneze? Revizuiește GDPR.

Analizează starea rețelelor sociale. Numărul de urmăritori și de interacțiuni de pe rețelele de socializare pare a fi corect? Cum rămâne cu nivelurile de implicare? Oamenii apreciază, distribuie și comentează? Revizuiește mesajele tale. Care sunt principalele mesaje pe care li le transmiți urmăritorilor? Toate aceste elemente corespund cu ceea ce crezi că ar trebui să transmită mesajele bisericii tale?

Adună mărturii de la persoanele pe care le ajutați. Adună povești de la persoanele pe care le ajutați. Povestirile bune sunt un conținut excelent pe care biserica să îl comunice. Rugați-i să explice situația lor înainte de a lucra cu biserica ta și situația lor actuală. Creează o arhivă foto și video. Cele mai puternice elemente de comunicare ale unei biserici includ imagini. Organizează-ți biblioteca foto, obișnuiește-te să faci poze tot timpul (o sarcină excelentă pentru un voluntar!) și ține o evidență a evenimentelor în care ești implicat.

Creează un calendar editorial pentru următoarele șase luni. Calendarele editoriale descriu ce vei spune, pe ce canale și când. Creează unul în calendarul, foaia de calcul sau în instrumentul de gestionare a proiectelor preferat. Asigură-te că ai logourile și grafica de care aveți nevoie. Asigură-te că aveți fișiere digitale de înaltă calitate ale logo-urilor Bisericii și ale altor elemente grafice esențiale. Implementează identitatea vizuală a Bisericii în orice formă de comunicare.

Gândește-te la ceea ce trebuie să evaluezi. Reflectă asupra indicatorilor cheie de progres în activitatea de comunicare. Pe parcursul manualului vei găsi fișe de evaluare.

În cele din urmă, ascultă întotdeauna și nu te teme să ceri feedback constructiv. Vei descoperi că oamenii sunt adesea foarte productivi. Transmite clar că ești deschis să primești feedback cu privire la munca ta.

Listă de verificare

Pentru transferarea eficientă a responsabilităților

Când investim timp în activitatea Bisericii, trebuie:

✅ Treceți în revistă elementele cărora trebuie să le acordați atenție

Analizați împreună cerințele – Fie că este vorba de o listă de sarcini sau de o anumită cerință, vă recomandăm să vă faceți timp pentru a înțelege intențiile și planurile deja existente. Această întâlnire este importantă și pentru a-ți oferi acces la toate numele de utilizator și parole. Conectează-te la servicii precum panoul de control al site-ului web, FTP-ul site-ului, rețelele de socializare, furnizorul de servicii de e-mail etc. Cu cât aștepți mai mult timp pentru a găsi aceste informații, cu atât va fi mai dificil.

✅ Accesul la contul de e-mail

Cu părțile interesate (pastor, comitetul bisericii, membri).

✅ Telefonul mobil și rețelele de socializare

Setările telefonului mobil și asigurarea accesului la toate rețelele de socializare.

✅ Transmiterea parolelor și a mediilor de comunicare

Realizarea unei liste cu toate conturile bisericii și transmiterea numelor de utilizator și a parolelor este foarte importantă.

✅ Trimiterea unui e-mail de pe contul de e-mail dedicat, subliniind informațiile de care va avea nevoie noul responsabil de comunicare.

Indiferent dacă este vorba despre o listă de sarcini sau de o cerință precisă, vă recomandăm să petreceți ceva timp împreună.

✅ Împărtășirea obiectivelor

·   Care au fost obiectivele pe care le-ai avut în timpul mandatului tău?

·   Ai reușit să le atingi? Dacă nu ai reușit, care a fost motivul?

·   Care au fost obiectivele bisericii în timpul mandatului tău?

·   A reușit să le atingă? Dacă nu a reușit, care a fost motivul?

·   Care sunt obiectivele actuale?

·   Ce obiective noi ai fi stabilit dacă ai fi continuat să slujești în aceeași funcție?

·   Care sunt punctele tari și punctele slabe ale bisericii?

·   Ce elemente concrete îți susțin analiza?

·   Ce ai făcut pentru a îmbunătăți aceste puncte și pentru a contribui la progresul misiunii bisericii de vestire a Evangheliei?