„Dacă nu reușești să planifici, planifici să eșuezi.” Benjamin Franklin

Această frază rezumă relevanța unei strategii de comunicare și consecințele lipsei ei!

Este posibil să ai cele mai bune intenții atunci când te lansezi într-o acțiune de comunicare. Cu toate acestea, dacă obiectivele sunt vagi la început, vi fi rapid dezamăgit de rezultat (calitate, sprijin) în ceea ce privește investiția ta (timp, energie etc.). Vei avea nevoie de ajutor pentru a evalua ulterior relevanța acțiunii. Prin urmare, este esențial să te așezi și să îți enumerați obiectivele de comunicare. Problema este că mulți oameni au nevoie de ajutor pentru a ști de unde să înceapă. Nu te îngrijora, te vom ajuta!

O strategie de comunicare te ajută să definești cui te adresezi, când te adresezi și cum comunici cu acest public. Sistemul tău creează direcții care te pot ajuta să respingi idei bune și să accepți ideile cele mai bune pentru publicul tău.

„Dacă aș avea la dispoziție șase ore pentru a tăia un copac, le-aș petrece pe primele patru ascuțind toporul.” Abraham Lincoln

Când avem de transmis un mesaj, greșeala frecventă este să trecem direct la faza de „promovare” a mesajului nostru, presupunând că el este la fel de clar pentru publicul nostru precum este pentru noi. În acest ghid îți propunem o provocare:

Înainte de a transmite un mesaj, ia-ți timp pentru a-l regândi și a-l clarifica.

Clarificarea mesajului începe prin a pune întrebările corecte, mai degrabă decât prin a presupune că ai deja răspunsurile corecte. Îți vom arăta cum să îți definești mesajul folosind întrebări clarificatoare.

Întrebări de clarificare

Fă-i pe oameni să învețe, fă-i să iubească, fă-i să acționeze.

Înainte de a comunica ceva, răspunde la aceste trei întrebări care corespund celor trei obiective ale comunicării: să îi facem pe oameni să învețe, să îi facem să iubească și să acționeze.

·   Ce vrei să știe oamenii?

·   Ce vrei să simtă? (Emoțiile îi determină pe oameni să acționeze.)

·   Ce vrei să facă? (Ce nu pot defini, nu pot face.)

Direcții pentru începerea unui plan de comunicare

Îți oferim o fișă practică (pag. 20) pentru elaborarea planului de comunicare. Pentru a înțelege mai bine cadrul general, iată câteva linii directoare pentru a începe.

Identifică-ți obiectivul: ce vrei să se întâmple după comunicarea acestui mesaj? Mai mult trafic pe site-ul web? Mai multe vizualizări ale unui videoclip? Să devii cunoscut în comunitate? Să strângi fonduri pentru o călătorie misionară? Mai mulți participanți la un eveniment? Identificarea obiectivului este un prim pas important în crearea planului de comunicare.

Identifică-ți publicul: Aici trebuie să faci cercetări demografice, geografice, psihografice etc.

Mesajul: Acum că ai obiectivul și publicul, trebuie să formulezi o declarație convingătoare pentru el. Atunci când elaborezi mesajul, concentrează-te asupra conținutului lui, precum și asupra stării de spirit și a limbajului pe care intenționezi să îl utilizezi. De asemenea, nu uita tipurile de canale de comunicare pe care intenționezi să le utilizezi, recunoscând diferitele limite ale fiecăruia.

Acționează: Știi care este obiectivul tău. Știi care este publicul țintă. Mesajul este gata să fie transmis. Acum este momentul să îl trimiți. Asigură-te că ești pregătit pentru orice obstacol pe care l-ai putea întâmpina.

Este timpul să evaluezi: Așa cum tot spunem, acesta este unul dintre cei mai importanți pași din întregul proces. După ce le-ai comunicat mesajul persoanelor alese, este esențial să faci un pas înapoi și să examinezi rezultatele. Câte persoane s-au prezentat? Câți vizitatori ai primit? Câte vizite pe site? Câte videoclipuri au fost vizionate? Atunci când evaluezi, asigură-te că îți compari rezultatele cu proiecte similare desfășurate de biserica ta și cu proiecte desfășurate de biserici de dimensiuni similare. Am pregătit fișe de evaluare (a se vedea paginile 27-31; 81-82) pentru diferite activități de comunicare.

Planurile de comunicare vor fi mai eficiente dacă ajungi să îi cunoști pe cei pe care încerci să-i aduci împreună. Înainte de a întreprinde orice activitate sau de a trimite orice mesaj, asigură-te că știi cu cine vorbești. Cunoaște-ți mai bine publicul. Personalizează fiecare eveniment sau anunț, ceva care să arate că ai făcut un efort suplimentar pentru a comunica și a construi o relație cu ei.

Cunoașterea publicului țintă

Acum, că ți-ai stabilit clar obiectivul, hai să acordăm timp rafinării și direcționării mesajului cu ajutorul acestor trei întrebări:

·   Cine este publicul țintă?

·   Care este beneficiul mesajului tău?

·   Care sunt barierele în calea mesajului tău?

Cine este publicul tău țintă?

·   La cine vrei să ajungi cu mesajul tău?

·   Care sunt cele mai eficiente canale de comunicare pentru a ajunge la acest public?

Primul lucru pe care trebuie să-l clarifici cu privire la mesajul tău este cui i se adresează. Mesajul tău li se adresează adulților? Cuplurilor căsătorite? Bărbaților? Femeilor? Părinților? Studenților? Copiilor? Unui anumit cartier? Fii specific în ceea ce privește publicul țintă. Cu cât este mai detaliat publicul, cu atât comunicarea poate fi mai precisă și mai strategică pentru a-l atinge.

Identifică cele mai bune canale de comunicare pentru a-i transmite mesajul publicului țintă.

Să presupunem că publicul țintă pentru mesajul tău sunt elevii de liceu. Dacă acesta este cazul, vei dori să identifici canalele de comunicare pe care elevii de liceu le folosesc deja și să ajungi la ei prin intermediul acestor canale. În cercetările tale ai putea descoperi că e-mailul și presa scrisă sunt ineficiente pentru a ajunge la elevii de liceu, dar că rețelele de socializare și mesajele text ar putea fi metodele preferate.

Care este scopul mesajului tău?

Care este câștigul pentru Biserică?

·   Vrem să reușim…

·   Problema pe care încercăm să o rezolvăm este…

·   Scopul și obiectivul inițiativei este…

·   Următorul pas pe care dorim ca publicul nostru să îl facă este…

Ce câștigă publicul țintă?

·   De ce ar trebui să fie interesat de mesajul tău?

·   La ce nevoie percepută răspunde mesajul tău?

·   Ce ar putea obține?

·   Ce ar fi diferit dacă ar răspunde la mesajul tău?

Pentru a inspira acțiunea, planul de comunicare trebuie să se concentreze asupra modului în care mesajul tău va ajuta publicul țintă să obțină biruința.

Una dintre întrebările vitale cu privire la câștig este dacă biserica și publicul țintă îl împărtășesc. Dacă nu îți faci timp să îți pui această întrebare, ai putea irosi multă energie și genera frustrare. Este ca și cum ai organiza o petrecere surpriză pentru ziua de naștere a partenerului tău într-un restaurant și i-ai invita toți prietenii, chiar dacă meniul nu se potrivește cu restricțiile lui alimentare, iar el este genul de persoană care preferă grupurile mici!

Care sunt barierele în calea mesajului tău?

„Doar pentru că spui ceva nu înseamnă că oamenii au auzit, cred sau vor face acel lucru.” @craiggroeschel

Principiul este să încerci să te pui în locul persoanei care îți va citi mesajul! Cu toții avem filtre de percepție, care depind de mediul în care trăim, de cultura de origine, de educație, de sistemele de credințe și de valori, de atitudini și de limitele lingvistice. De exemplu, cultura noastră determină ceea ce este corect sau greșit, ce comportament este acceptabil sau nu în societate și ce este permis sau nu este permis. Prin urmare, este de înțeles că există multe bariere în calea comunicării și obstacole în calea unei bune înțelegeri.

Bernard Werber  sintetizează această idee de filtre și pierderi de informații prin următoarea frază:

„Între ceea ce cred că vreau să spun, ceea ce cred că spun, ceea ce spun, ceea ce vreți să auziți, ceea ce auziți, ceea ce credeți că înțelegeți, ceea ce vreți să înțelegeți, ceea ce vreți să înțelegeți, ceea ce rețineți și ceea ce faceți cu mesajul există, în cele din urmă, foarte multe riscuri de a nu ne înțelege.” Bernard Werber

Ce vrem să spunem 100%
Ce spunem 70%
Ce e auzit 60%
Ce e ascultat 50%
Ce e înțeles 30%
Ce e reținut 20%
Ce e transmis mai departe 10%

Pierderea de informații

A-ți lua timpul necesar pentru a-ți cunoaște ținta și pentru a identifica obstacolele în calea ei, îți permite să îți revizuiești mesajul, să îl faci mai specific și, prin urmare, să îl clarifici! Clarificarea elimină multe obstacole.

Mesajul se transformă treptat, astfel încât interlocutorul își spune în sinea lui: Suntem pe aceeași lungime de ungă!

Să luăm un exemplu concret care ți-ar putea fi util când cauți voluntari pentru echipa ta!

Vrei să mărești echipa de comunicare, deoarece îți dai seama că sunt multe de publicat. În perioada alegerilor, incluzi în secțiunea de posturi vacante abuletinului informativ al bisericii,, cuvintele „echipa de comunicare: două persoane”.

Hai să încercăm un exercițiu de gândire inversă!

Știi că un susținător al Bisericii cu abilități în domeniul graficii dorește să se implice și ești surprins că nu s-a prezentat! Care ar putea fi obstacolele lui?

·   Este perioada alegerilor, așa că s-ar putea să creadă că este doar pentru membri – dar și susținătorii care nu sunt membri ar putea îndeplini anumite sarcini.

·   Crede că alegerile sunt pentru doi ani și nu știe unde va fi anul viitor.

·   Nu este un mare fan al comitetelor și aude că în biserică totul se face prin comitete; nu este disponibil.

·   Își imaginează că va avea nevoie de mult timp.

Dacă îți iei timp pentru a clarifica nevoile, poți face comunicarea mai specifică, eliminând multe posibile bariere.
Anunțul ar putea suna astfel: „Căutăm o persoană, disponibilă o lună sau un an, care poate oferi două ore pe săptămână pentru a crea imagini pentru versetele noastre biblice și a le programa pe contul nostru de Instagram o dată pe săptămână”.

Câștigăm fluiditate și eficiență. Oamenii se pot vedea și se pot recunoaște în ceea ce comunicăm.

Acum ai toate elementele pentru a începe planul de comunicare, așa că depinde de tine!

Următorul pas este să te înconjori de o echipă!

BONUS: Persona – Un instrument relevant

A te adresa publicului larg este o pierdere de timp. În schimb, concentrează-te asupra unor grupuri și subgrupuri specifice de persoane legate de caracteristici demografice, valori și relații comune cu problemele tale.

Ce este o persona? Este un personaj fictiv reprezentativ pentru un grup de indivizi. Metoda, creată pentru prima dată în marketing pentru a analiza comportamentul unui client sau al unui potențial client, a devenit foarte populară în proiectele din mediul online.

Principalul avantaj al acestui instrument este personificarea. Nu ne mai gândim la un program interesant pe care l-am putea oferi, ci ne gândim la Matei, cu nevoile, motivațiile sau obiectivele lui. Acest lucru ne permite să îl integrăm în gândurile noastre pentru a răspunde mai bine nevoilor lui. „Și ce părere ar avea Matei despre o seară de film-dezbatere? Oare un atelier de lucru duminica dimineață și cineva care să supravegheze copiii ar rezolva problema Adinei? Ne referim la realitatea oamenilor la care dorim să ajungem.

Singurul avertisment pe care ți-l putem da dacă decizi să folosești această metodă este că este eficientă doar dacă îți faci timp să întrebi în jur pentru a completa profilurile în mod precis și relevant. În cel mai bun caz, un profil prea vag ar putea să îți fie de puțin folos sau, în cel mai rău caz, să te inducă în eroare. Începeți cu tine: ce te motivează? Ce cauți? De ce ai nevoie? Apoi, pentru celelalte grupuri țintă, întrebați, întrebați și iar întrebați. S-ar putea să fii plăcut surprins să constați că întrebările tale nu deranjează, ci că, dimpotrivă, oamenii sunt impresionați atunci când te interesezi sincer de realitatea lor. Conversațiile voastre vor fi cu siguranță o sursă de binecuvântări.

Există online mai multe instrumente gratuite pentru a crea o persona. Îți sugerăm să încerci www.hubspot.com Lasă-te ghidat prin cei șapte pași pentru a-ți crea persona. Apoi vei obține o imagine de ansamblu.

ÎN PRACTICĂ

PLAN DE ACȚIUNE PENTRU DEPARTAMENTUL MEU BISERICA MEA

Misiunea ei  
Sarcina pe care o are de îndeplinit este cel mai important lucru pe care dorește să îl realizeze biserica.

Valorile ei    
Calitățile umane pe care le prețuiește biserica/ comunitatea ta.

Obiectivele ei  
Reflectă misiunea. Sunt asemenea unor repere pe termen scurt.

LUCRAREA MEA

Viziunea       
Ca parte a viziunii bisericii tale, care este viziunea departamentului tău?

Obiectivele mele  
Reprezintă planificarea și înaintarea pas cu pas. Stabilirea obiectivelor oferă o viziune pe termen lung, crește motivația pe termen scurt și te ajută să organizezi competențele și resursele în mod corespunzător.

TREI DIRECȚII DE ACȚIUNE

Direcția de acțiune nr. 1

Direcția de acțiune nr. 2

Direcția de acțiune nr. 3

INDICATORII MEI DE MĂSURARE

EVENIMENTE VIITOARE

Data
Evenimentul

Data
Evenimentul

ÎN PRACTICĂ

DIRECȚII DE ACȚIUNE ȘI OBIECTIVE ALE COMUNICĂRII

Direcție de acțiune (intenția generală, preocuparea, rezultatul dorit)

Identifică o problemă sau o direcție de acțiune în biserica/ comunitatea ta.

Domeniul comunicării | Promovare | Informare | Consultare | Relații publice

Publicul țintă 
Cine? Vârstă, membri ai bisericii, vizitatori… Fii specific!

Obiect 
Ce vrei să faci?

Sarcină 
Ce vei face, cu ce mijloace, numele persoanei responsabile lângă fiecare sarcină. Atenție! Acolo unde toată lumea este responsabilă, nu este nimeni responsabil.

Sarcină

Responsabil

Sarcină

Responsabil

Durată
Acțiunea este limitată în timp!